日本公司常見的 Excel「網格紙」是怎麼做的？Excel 方眼紙初始化方法

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如果你看過不少日本公司的 Excel 文件，可能會發現一個很有意思的現象：

他們經常不是把 Excel 當試算表用，而是把 Excel 當成「網格紙」甚至 Word 來用。

例如需求定義書、基本設計書、畫面設計書、帳票設計書等等，經常會看到整張 Sheet 的儲存格大小幾乎一致，看起來就像一張方格紙。

這種做法在日本通常會被稱為：

Excel方眼紙（エクセルほうがんし）

那這種 Excel 到底是怎麼做出來的？

其實非常簡單。

Excel 方眼紙並不是什麼特殊模式

首先要搞清楚一件事。

Excel 裡並沒有一個叫做「方眼紙模式」的功能。

所謂 Excel 方眼紙，本質上只是：

把整張工作表的行高與欄寬統一調整。

之後再利用：

  • 儲存格合併

  • 框線

  • 背景色

  • 文字對齊

  • 行高

  • 欄寬

去進行排版。

所以最後整張 Excel 看起來就非常像一張可以自由排版的網格紙。

第一步：全選整張 Sheet

首先點擊 Excel 左上角：

A 欄與第 1 列交叉處的小三角形。

這樣就可以一次選取整張工作表。

這一步很重要，因為接下來修改行高與欄寬時，我們希望整張 Sheet 一起變化。

第二步：統一設定欄寬

全選工作表之後，在任意欄位，例如：

A 與 B 中間的分隔線

按右鍵。

選擇：

列の幅

中文版 Excel 通常叫：

欄寬

英文版則是：

Column Width

接著輸入想要的寬度。

例如可以先嘗試：

2

或：

3

具體數值沒有絕對標準。

重點只是把 Excel 原本比較寬的欄縮小，讓它變成適合排版的小格子。

第三步：統一設定行高

接下來也是一樣。

在左邊任意兩個行號之間，例如：

1 與 2 之間

按右鍵。

選擇：

行の高さ

中文版通常叫：

列高

英文版：

Row Height

例如可以先設定：

15

這樣整張工作表的格子大小就會統一起來。

這樣 Excel 就變成「網格紙」了

設定完成之後，整張 Sheet 就會變成類似：

┌─┬─┬─┬─┬─┬─┐
│ │ │ │ │ │ │
├─┼─┼─┼─┼─┼─┤
│ │ │ │ │ │ │
├─┼─┼─┼─┼─┼─┤
│ │ │ │ │ │ │
└─┴─┴─┴─┴─┴─┘

接下來就可以把這些小格子當成「座標」來使用。

例如要做一個標題：

就合併幾個 Cell。

要做輸入框：

就加框線。

要做表頭：

就加背景色。

要調整某個區塊的位置：

就增加或減少幾個 Cell。

這也是 Excel 方眼紙非常受日本公司歡迎的原因之一。

為什麼欄寬和行高填一樣的數字，卻不是正方形？

這裡有一個很容易踩到的坑。

例如你把：

欄寬：15
行高：15

你可能會認為 Cell 應該變成正方形。

但實際上並不會。

原因是：

Excel 的欄寬和行高使用的並不是同一套單位。

行高主要以 point 為基準。

但欄寬則與目前字體的字元寬度有關。

所以：

欄寬 15 ≠ 行高 15

如果真的想讓 Cell 看起來接近正方形，通常需要一邊設定、一邊肉眼微調。

日本公司的 Excel 其實不一定都是「真正的方眼紙」

還有一種情況很常見。

有些 Excel 並沒有把 Cell 縮得非常小，而只是：

把所有欄寬統一，把所有行高統一。

例如：

A B C D E F G H……

每一欄寬度都一樣。

第：

1
2
3
4
5
……

每一行高度也一樣。

這種其實也是同一種思路。

本質上就是：

把 Excel 當成一張具有座標的紙來排版。

然後用 Cell 位置控制文字、圖片、框線與各種元素的位置。

所以如果你看到日本的需求定義書、基本設計書之類的 Excel 長得非常整齊，通常並不是什麼特殊功能。

只是製作者事先把整張 Sheet 初始化過而已。

為什麼日本公司特別喜歡這樣做？

因為這種方式做文件有一個非常直觀的優點：

版面很好控制。

例如：

A1～D2 → 標題
A4～C6 → 項目名稱
D4～H6 → 說明
J4～N10 → 圖片

所有東西都可以直接依靠 Cell 位置來排。

尤其是：

  • 系統設計書

  • 畫面設計書

  • 帳票設計書

  • 測試規格書

  • 業務流程文件

這類非常重視固定版面的文件，用 Excel 做起來確實相當方便。

當然，Excel 方眼紙在日本 IT 圈也經常被吐槽。

因為一旦：

  • 合併儲存格太多

  • 行高欄寬設定得太細

  • 整張表全靠手工排版

後續修改和資料處理就會非常麻煩。

所以它到底好不好用，要看文件的用途。

實際工作中，不一定每次都從零設定

如果你發現：

「為什麼日本公司好多 Excel 都長得差不多？」

其實還有一個很現實的原因。

很多人根本不是每次重新做。

而是：

複製以前的 Excel。

例如：

去年基本設計書
        ↓
複製一份
        ↓
今年基本設計書

或者公司本身就有：

基本設計書テンプレート.xlsx
帳票設計書テンプレート.xlsx
テスト仕様書テンプレート.xlsx

因此：

  • 欄寬

  • 行高

  • 字體

  • 字號

  • 框線

  • 印刷設定

  • 改ページ

  • Header / Footer

早就全部設定好了。

新人只需要複製模板開始填內容即可。

建議自己做一份 Excel 方眼紙模板

如果平常工作需要經常接觸日本式 Excel，其實可以自己準備一份：

Excel方眼紙テンプレート.xlsx

預先設定好：

  • 統一行高

  • 統一欄寬

  • 預設字體

  • 預設字號

  • A4 / A3 紙張

  • 橫向或直向

  • 頁面邊界

  • 改ページ

  • 印刷範圍

  • 縮放比例

以後需要做設計書時，直接複製 Sheet 就可以了。

這會比每一次重新設定快非常多。

總結

日本公司常見的「像網格紙一樣的 Excel」，並不是某個特殊 Excel 功能。

它的原理其實只有一句話：

全選 Sheet → 統一欄寬 → 統一行高。

接著再利用：

セル結合 + 罫線 + 背景色 + 行高 / 欄寬

進行排版。

這就是日本 IT 現場經常看到的：

Excel方眼紙。

第一次看到可能會覺得：「Excel 還能這樣用？」

但看多了日本公司的設計書之後，大概就會發現——

他們是真的很喜歡把 Excel 當成紙來用。

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